polityka prywatności dla kandydatów do pracy w spółce
grupa azoty "FOSFORY" SP. z o.o.

1.                  Ochrona danych osobowych w ramach Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO)

Niniejsza polityka (dalej „Polityka”) dotyczy danych osobowych kandydatów do pracy (dalej „Kandydaci” lub „Państwo”), zbieranych i wykorzystywanych przez Spółkę Grupa Azoty „FOSFORY” Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku, ul. Kujawska 2, 80-550 Gdańsk, będącą administratorem danych osobowych (dalej: „Spółka”, „Administrator”) prowadzącym postępowanie rekrutacyjne.

W niniejszej Polityce informujemy o sposobach, w jakich dane osobowe są wykorzystywane, a także o prawach osób fizycznych  związanych ze zbieraniem i wykorzystywaniem takich danych. Jeśli macie Państwo jakiekolwiek pytania lub uwagi w zakresie ochrony danych osobowych, prosimy o kontakt z Pełnomocnikiem ds. Ochrony Danych Osobowych, poprzez adres e-mail: dpo@fosfory.pl lub korespondencyjnie: Pełnomocnik ds. Ochrony Danych Osobowych, Grupa Azoty „FOSFORY” Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku, ul. Kujawska 2, 80-550 Gdańsk.

2.                  Jakiego rodzaju dane osobowe zbieramy?

2.1                 Dane Kandydatów

2.1.1                          Obowiązkowe dane Kandydatów

Od Kandydatów zbieramy podstawowe dane wskazane w art. 22¹ §1 Kodeksu pracy, takie jak:

a)       imię (imiona) i nazwisko,

b)      data urodzenia,

c)       dane kontaktowe wskazane przez Kandydata,

d)      wykształcenie,

e)      kwalifikacje zawodowe,

f)        przebieg dotychczasowego zatrudnienia,

przy czym danych osobowych, wskazanych w pkt. d – f żądamy, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Natomiast żądamy podania innych danych osobowych niż określone w pkt. a – f, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Podanie tych danych przez Kandydatów jest ich obowiązkiem. Konsekwencją niepodania danych jest niemożność nawiązania zatrudnienia.

2.1.2                          Pozostałe dane o Kandydatach

Przekazując dokumenty aplikacyjne do Spółki, mogą Państwo również podać inne dane, takie jak np. Państwa wizerunek utrwalony na zdjęciu. Podanie tych danych przez Kandydatów jest całkowicie dobrowolne.

2.1.3                          Dane wrażliwe

Przetwarzane przez nas dane osobowe mogą również obejmować specjalne, szczególnie wrażliwe kategorie danych, takie jak informacje dotyczące stopnia niepełnosprawności. Będą one szczegółowo chronione przez Spółkę. Dane takie nie będą udostępniane żadnym niepowołanym osobom.

2.1.4                          Dane kontaktowe

Od Kandydatów zbierane są dane umożliwiające kontakt z Kandydatem, takie jak adres e-mail lub numer telefonu. W celu uczestniczenia w procesie rekrutacyjnym niezbędne jest podanie adresu
e-mail; podanie numeru telefonu jest dobrowolne, jednak może przyczynić się do ułatwienia kontaktu z Kandydatem.

3.                  Na jakiej podstawie prawnej i do jakich celów przetwarzamy dane osobowe?

3.1.            Przetwarzamy dane osobowe tylko wtedy, gdy:

a)       przetwarzanie jest niezbędne do wypełniania zobowiązań umownych wobec Państwa lub zgodnie z Państwa żądaniem jest niezbędne do podjęcia konkretnych czynności przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), w tym do przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego;

b)      przetwarzanie jest konieczne w celu wywiązania się z naszych obowiązków prawnych lub gdy wprost nakazuje nam to przepis prawa, np. art. 22¹ Kodeksu pracy (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);

c)       Przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Spółkę lub stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają Państwa interesy lub podstawowe prawa i wolności, wymagające ochrony danych osobowych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Podczas przetwarzania danych osobowych na tej podstawie zawsze staramy się zachować równowagę między naszym prawnie uzasadnionym interesem a Państwa prywatnością;

Takimi „prawnie uzasadnionymi interesami” są:

·         ustalanie lub dochodzenie przez Spółkę roszczeń cywilnoprawnych w ramach prowadzonej działalności, a także obrona przed takimi roszczeniami;

·         podejmowanie środków w celu utrzymania działań operacyjnych w kontekście planowania zatrudnienia i uzupełniania wakatów w Spółce;

d)      w niektórych przypadkach, gdy uzyskaliśmy Państwa wcześniejszą zgodę (art. 6 ust. 1 lit.
a RODO) – dotyczy to zgód na przetwarzanie danych w celach wykorzystania ich w dalszych rekrutacjach prowadzonych przez Spółkę oraz zgód na przetwarzanie danych zawartych
w dokumentach aplikacyjnych Kandydatów bez wskazania konkretnego stanowiska.

3.2.            Podstawa prawna przetwarzania danych wrażliwych

Szczególne kategorie danych osobowych mogą być przetwarzane przez Spółkę jedynie w szczególnych przypadkach, tj. gdy przetwarzanie jest niezbędne do realizacji naszych zobowiązań wynikających z zatrudnienia, zabezpieczenia społecznego lub ochrony socjalnej, dotyczy to danych osobowych obejmujących stopień niepełnosprawności i związane z nim szczególne uprawnienia.

3.3.            Zgoda na przetwarzanie danych

Jeżeli przetwarzamy Państwa dane osobowe na podstawie zgody, może być ona odwołana w każdej chwili w sposób równie łatwy, jak została udzielona. Niewyrażenie zgody na przetwarzanie danych, do których podania nie są Państwo zobowiązani, nie będzie skutkowało odmową nawiązania stosunku pracy z Kandydatem, a jej odwołanie nie spowoduje negatywnych konsekwencji dla Kandydata.

3.4.            Cel przetwarzania danych

Zawsze przetwarzamy Państwa dane osobowe w określonym celu i przetwarzamy tylko te dane osobowe, które są konieczne dla jego osiągnięcia. Dane osobowe Kandydatów przetwarzamy w celu:

a)       podejmowania działań rekrutacyjnych;

b)      przygotowania umów dotyczących zatrudnienia Kandydata;

c)       przestrzegania wszelkich obowiązków prawnych nałożonych na Spółkę w stosunku do Kandydatów;

d)      wykorzystania danych w innych rekrutacjach prowadzonych przez Spółkę – w przypadku wyrażenia zgody przez Kandydata.

4.                  Jak chronimy dane osobowe?

Spółka dopuszcza do przetwarzania danych osobowych wyłącznie osoby do tego upoważnione. Wszyscy pracownicy Spółki uzyskujący dostęp do danych osobowych muszą przestrzegać wewnętrznych zasad i procesów związanych z przetwarzaniem danych osobowych w celu ich ochrony i zapewnienia poufności. Są oni również zobowiązani do przestrzegania wszystkich technicznych
i organizacyjnych środków bezpieczeństwa wprowadzonych w celu ochrony danych osobowych.

Wdrożyliśmy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych Kandydatów przed nieuprawnionym, przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, niewłaściwym wykorzystaniem, ujawnieniem lub dostępem oraz przed wszelkimi innymi nielegalnymi formami przetwarzania.

Te środki bezpieczeństwa zostały wdrożone przy uwzględnieniu odpowiedniego stanu techniki, kosztów wdrożenia, zagrożeń związanych z przetwarzaniem i charakteru danych osobowych, ze szczególnym uwzględnieniem danych wrażliwych.

5.                  Kto ma dostęp do danych osobowych i komu są one przekazywane?

5.1.            W ramach Grupy Azoty „FOSFORY” Sp. z o.o.

Możemy przekazywać dane osobowe pracownikom Spółki, prowadzącym oraz zaangażowanym
w procesy rekrutacji.

5.2.            Poza Grupę Azoty „FOSFORY” Sp. z o.o.

Możemy przekazywać dane osobowe odbiorcom oraz innym stronom trzecim, aby realizować cele wymienione w punkcie 3.4 w zakresie, w jakim są one dla nich niezbędne do wykonania zadań przez nas zleconych, jeżeli wymaga od nas tego przepis prawa lub jeżeli dysponujemy inną podstawą prawną. Za odbiorców lub inne strony trzecie mogą być uznane:

a)       podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie Spółki, takie jak nasi dostawcy systemów informatycznych i ich podwykonawcy;

Tego typu podmioty nie decydują samodzielnie o tym, w jaki sposób przetworzyć państwa dane osobowe. Przetwarzanie przez nie danych osobowych ma miejsce tylko w zakresie,
w jakim jest to niezbędne dla prowadzenia działalności przez Spółkę. Spółka ma kontrolę nad działaniem takich podmiotów za pomocą odpowiednich zapisów umownych chroniących Państwa prywatność.

b)      podmioty takie, jak:

·         doradcy prawni lub

·         placówki medyczne (medycyna pracy) lub

·         dostawcy usług kurierskich lub pocztowych

Tego typu podmioty są samodzielnymi administratorami danych, co oznacza, że Spółka nie ma wpływu na to, w jaki sposób oraz w jakim zakresie przetwarzają one Państwa dane osobowe. Spółka nie jest odpowiedzialna za zgodność działalności takich podmiotów
z przepisami.

c)       wszelkie krajowe organy administracji publicznej, organy innych państw członkowskich UE (np. organy powołane do ochrony danych osobowych w innych państwach członkowskich) lub sądy, jeżeli jest to wymagane przez obowiązujące prawo krajowe lub unijne albo na ich żądanie.

6.                  Jak długo przechowujemy Państwa dane?

Przechowujemy dane osobowe tylko tak długo, jak to koniczne, aby osiągnąć cel, w którym zostały one zgromadzone lub aby było to zgodne z wymogami prawnymi.

Dane osobowe Kandydatów są przetwarzane przez cały czas trwania procesu rekrutacji. Za datę zakończenia rekrutacji przyjmujemy dzień podpisania przez wybranego kandydata umowy o pracę. Od tej daty dane osobowe Kandydatów:

–        którzy nie zostali zaproszeni na rozmowy kwalifikacyjne lub nie wyrazili zgody na udział w innych procesach rekrutacyjnych zostaną usunięte,

–        dane osobowe Kandydatów, którzy zostali zaproszeni na rozmowy kwalifikacyjne mogą być przetwarzane – w zakresie Informacji o przeprowadzonej rekrutacji – co do zasady przez okres nie dłuższy niż 12 miesięcy od daty zakończenia rekrutacji, w celu umożliwienia Spółce obrony przez ewentualnymi roszczeniami lub dochodzenia takich roszczeń, jeśli zaistnieje ryzyko wysunięcia takich roszczeń przez lub w stosunku do Spółki. Jeśli jednak Spółka poprzez ocenę stanu faktycznego może żywić uzasadnione przekonanie, że ryzyko roszczeń jest wysokie (np. w przypadku bardzo porównywalnych kandydatur), to może przechowywać dane osobowe Kandydatów przez okres nie dłuższy niż 3 lata od daty zakończenia rekrutacji.

W przypadku udzielenia przez Państwa zgody na udział w innych procesach rekrutacyjnych Państwa dane osobowe mogą być przechowywane dla celów ich wykorzystania w dalszych rekrutacjach prowadzonych przez Spółkę przez okres nie dłuższy niż 12 miesięcy od daty zakończenia rekrutacji.

Dane osobowe przekazywane do Spółki bez wskazania konkretnego stanowiska, na jakie aplikuje Kandydat, będą traktowane jako zgoda na udział w bieżących i przyszłych rekrutacjach prowadzonych przez Spółkę, pod warunkiem zamieszczenia przez kandydata zgody na przetwarzanie danych osobowych wg wzoru podanego w punkcie 9 c) poniżej. Będą one przechowywane w bazie przez okres nie dłuższy niż 12 miesięcy licząc od ostatniego dnia miesiąca, w którym zostały złożone dokumenty aplikacyjne.

Jeśli jednak pragną Państwo, aby dotyczące Państwa dane osobowe zostały usunięte z naszych baz danych, istnieje możliwość złożenia wniosku zgodnie z informacjami zawartymi w punkcie 7 poniżej.

7.                  Jakie przysługują Państwu prawa i jak można z nich korzystać?

7.1.            Przysługujące prawa

Kandydat ma prawo dostępu do swoich danych osobowych przetwarzanych przez Spółkę. Jeśli uważają Państwo, że jakiekolwiek informacje dotyczące Państwa osoby są nieprawidłowe lub niekompletne, mają również Państwo prawo wnieść o ich sprostowanie w sposób określony
w punkcie 7.2. poniżej. Spółka niezwłocznie skoryguje takie informacje.

Mają Państwo również prawo do:

a)       wycofania Państwa zgody w przypadku, gdy Spółka uzyskała taką zgodę na przetwarzanie danych osobowych (przy zastrzeżeniu, że wycofanie to nie naruszy zgodności z prawem przetwarzania danych dokonanego przed wycofaniem);

b)      żądania usunięcia Państwa danych osobowych;

c)       żądania ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych;

d)      sprzeciwienia się – z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją – wobec przetwarzania Państwa danych osobowych (w tym profilowania), jeżeli takie przetwarzanie dokonywane jest w celu realizacji interesu publicznego lub uzasadnionych interesów Spółki;

e)      przeniesienia danych, tj. otrzymania danych osobowych przekazanych Spółce
w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i możliwym do odczytu maszynowego formacie oraz do żądania przesłania takich danych osobowych do innego administratora danych osobowych, bez utrudnień ze strony Spółki i z zastrzeżeniem własnych zobowiązań dotyczących poufności.

Spółka będzie weryfikować Państwa prośby, żądania lub sprzeciwy zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych, w tym w szczególności z RODO.

Należy jednak pamiętać, że prawa te nie mają charakteru bezwzględnego; przepisy przewidują wyjątki od ich stosowania.

7.2.            Korzystanie z przysługujących Państwu praw

Aby skorzystać z powyższych uprawnień, należy skontaktować się z Pełnomocnikiem ds. Ochrony Danych Osobowych pod adresem e-mail: dpo@fosfory.pl

Jeśli nie są Państwo usatysfakcjonowani sposobem, w jaki Spółka przetwarza Państwa dane osobowe, prosimy o powiadomienie nas o zaistniałym problemie, a my zbadamy wszelkie powstałe nieprawidłowości. Prosimy zgłaszać swoje wątpliwości pod adresem e-mail wskazanym wyżej.
Jeśli będą mieli Państwo zastrzeżenia do reakcji Spółki, istnieje również możliwość złożenia skargi do właściwego organu ochrony danych osobowych. W Polsce organem tym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu zapewnienia aktualności i dokładności danych osobowych, możemy okresowo prosić Państwa o sprawdzenie i potwierdzenie danych osobowych, które posiadamy na Państwa temat. Prosimy o informowanie nas o wszelkich zmianach dotyczących tych danych osobowych (takich jak np. zmiana adresu lub numeru telefonu kontaktowego).

8.                  Aktualizacje polityki prywatności

Niniejsza polityka może podlegać zmianom. Jeżeli będzie to wymagane prawem, wszelkie informacje dotyczące przyszłych zmian lub uzupełnień w przetwarzaniu danych osobowych opisanych w niniejszej polityce, które mogą dotyczyć Kandydatów, zostaną zaktualizowane i umieszczone w postaci tekstu jednolitego na stronie internetowej Spółki.

9.                  Klauzule dot. zgód na przetwarzanie danych osobowych:

W zależności od Państwa wyboru dotyczącego rekrutacji bieżącej lub też kolejnych rekrutacji ogłaszanych przez Spółkę, prosimy o złożenie wraz z dokumentami aplikacyjnymi oświadczenia „a”, „b” lub „c” dotyczącego zgody na przetwarzanie danych osobowych:

a.       Oświadczenie do rekrutacji bieżącej:

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych, zawartych w dokumentach aplikacyjnych, przez Spółkę Grupa Azoty „FOSFORY” Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku, ul. Kujawska 2, 80-550 Gdańsk, na potrzeby obecnego procesu rekrutacji.”

b.       Oświadczenie do rekrutacji bieżącej i przyszłych

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych, zawartych w dokumentach aplikacyjnych przez Spółkę Grupa Azoty „FOSFORY” Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku, ul. Kujawska 2, 80-550 Gdańsk, na potrzeby obecnego i przyszłych procesów rekrutacji.”

c.       Oświadczenie Kandydata, który przesyła swoje dokumenty aplikacyjne bez wskazania konkretnego stanowiska:

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych, zawartych w dokumentach aplikacyjnych przez Spółkę Grupa Azoty „FOSFORY” Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku, ul. Kujawska 2, 80-550 Gdańsk, na potrzeby prowadzonych obecnie i w przyszłości procesów rekrutacyjnych.”